3.1 Sprachliche - kulturelle - landesspezifische Vorbereitung
Häufig ist sicherlich die fachliche Qualifikation des Expatriates von ausschlaggebender Bedeutung für seine Auswahl. In der Regel wird er die Sprache des zukünftigen Tätigkeitsstaates nicht beherrschen. In diesem Fall ist ein intensives sprachliches Vorbereitungstraining bei einem sorgfältig ausgesuchten Anbieter nicht nur für den Mitarbeiter, sondern auch für seine Familienmitglieder, die ihn begleiten werden, von maßgeblicher Bedeutung. Die sprachlichen Unzulänglichkeiten sind die größten Barrieren für einen erfolgreichen Brückenkopf auf einem neuen Markt. Die Schulung der Fremdsprachenfähigkeiten sollte allerdings nicht dazu führen, dass eine Befähigung zur Bewertung juristischer Vertragstexte erwartet wird.
Intensive Vorbereitung ist ratsam und rentabel
Die kulturelle und landesspezifische Vorbereitung dient der Vertiefung von Kenntnissen über fremde Verhaltensweisen und klimatische und andere umweltbezogene Anforderungen. Ein reines Literaturstudium erfüllt sicherlich nicht den angestrebten Zweck. In den letzten Jahren haben sich hier Managementschulen herauskristallisiert, die eine sorgfältige und gleichsam intensive Vorbereitung auf einen bestimmten Tätigkeitsstaat gewährleisten. Die Meinung, der Mitarbeiter lerne die Sprache am Einsatzort, hat sich nicht bewahrheitet. Vielmehr hat sich gezeigt, dass Einsparungen bei der Sprachschulung eine Minderung der Arbeitsleistung gerade in der Einarbeitungszeit zur Folge haben.
Der Mitarbeiter sollte, um im Ausland zurechtzukommen, noch vor der Ausreise zumindest Grundkenntnisse der Landessprache erwerben. Dies gilt insbesondere auch für seinen Ehepartner, der ohne die Einbindung in das Unternehmen und die muttersprachlichen Kontakte zum Stammhaus noch stärker auf die fremde Sprache angewiesen ist. Bevor der Mitarbeiter seine Stelle im Ausland antritt, sollte er ein "good working knowledge" der Landessprache haben. In jedem Einzelfall sollte geprüft werden, welches schriftliche und mündliche Ausdrucksniveau der Mitarbeiter für seine Aufgabe braucht, um es ihm vorab durch Einzel- bzw. Gruppensprachkurs zu vermitteln.
Sprach- und Verhaltenstraining vor Ort
In den ersten Monaten des Auslandsaufenthaltes sollte der Mitarbeiter wie auch sein Ehepartner das Gelernte in einem örtlichen Intensivkurs vertiefen und in einem begleitenden Konversationskurs mehr Sicherheit gewinnen. Expatriates brauchen nicht nur die Fähigkeit, sich anzupassen, sondern auch die Fähigkeit, Veränderungen zu bewirken, Verständnis für die eigene und fremde Kultur sowie spezielles Verhaltenstraining. Sie setzen damit das Erfordernis um, das bisher primär inhaltsorientierte Weiterbildungsprogramm um einen so genannten prozessorientierten Teil zu ergänzen.
Für die ganze Familie: Interkulturelles Training
Interkulturelles Training ist nicht nur für Mitarbeiter von Bedeutung, die sich auf einen Auslandseinsatz vorbereiten, sondern auch für Teilnehmer international zusammengesetzter Projektgruppen und für solche Mitarbeiter, die in ständigem Kontakt mit dem Ausland stehen, sinnvoll. Dieses Training kann allgemein dazu beitragen, Kooperation, Innovation und Effektivität innerhalb einer internationalen Organisation zu verbessern. Vorbereitungsseminare für den Auslandseinsatz können also auch Bestandteil eines zentral gesteuerten Trainingskonzeptes für eine erweiterte Zielgruppe sein. Die Trainingsphasen sollten den Expatriate auch zu Anfang des Auslandseinsatzes begleiten, weil so die durch die Konfrontation mit der neuen Situation im Gastland aufkommenden Fragen effektiv aufgearbeitet werden können. Wenn die Familie den Expatriate ins Ausland begleitet, sollte ihr auch ein solches Training angeboten werden. Der Schwerpunkt des interkulturellen Trainings sollte sich von der Vermittlung landeskundlichen Teilwissens auf das Aufzeigen von Beziehungen im Gastland verlagern. Den Teilnehmern eines solchen Trainings soll bewusst gemacht werden, wie sie selber denken und handeln. Nur so können sie die Unterschiede und möglichen Kommunikationsschwierigkeiten zu fremden Werthaltungen, anderen Mentalitäten und Lebensmustern erkennen.
Informationsaufenthalt vor Ort
Von besonders großem, weil eben auch möglicherweise Fehlinvestitionen vermeidendem Nutzen ist der Besuch des Expatriates und der ihn begleitenden Familienmitglieder im zukünftigen Tätigkeitsstaat. Manche Unternehmen bieten auch vorab "Schnupperwochen" für den Mitarbeiter und dessen Familie, und erst im Anschluss daran fällt dieser die Entscheidung. Die Gefahr eines vorzeitigen Abbruchs aus familiären Gründen kann dadurch teilweise reduziert werden. Dieser erste Besuch sollte nach einer sorgfältigen Vorbereitung und Abstimmung mit möglichen Kontaktpersonen im Ausland zwischen zwei und sechs Wochen dauern. Es besteht so die Möglichkeit, sowohl die beruflichen als auch die privaten Veränderungen im Tätigkeitsstaat zu erleben. Der Mitarbeiter erkennt die örtlichen, wirtschaftlichen sowie rechtlichen Rahmenbedingungen des neuen Tätigkeitsstaates. Möglicherweise lernt er bereits die Organisation der Tochtergesellschaften, künftige Mitarbeiter, aktuelle Probleme und Wünsche der Vorgesetzten kennen.
Die Lebensqualität ist für die Familie sehr wichtig!
In privater Hinsicht erhält er die Möglichkeit, sich um eine Wohnung (Wohnanlagen / Ausstattungen) sowie die lebensnotwendigen Dienstleistungen zu erkundigen. Die Familienmitglieder haben die Möglichkeit, sich vor Ort über die Fragen einer Aufnahmemöglichkeit der schulpflichtigen Kinder in eine deutsche oder öffentliche Schule zu kümmern. Von großer Bedeutung sind sicherlich auch die Einkaufsmöglichkeiten, das örtliche Warenangebot und die Lebenshaltungskosten. Für viele Europäer ist das Kulturangebot in Form von Clubs, Theatern und Museen von essentieller Bedeutung. Kulturelle Ereignisse bilden häufig auch die einzige Möglichkeit, Kontakt zu anderen Expatriates zu pflegen. Sie sind selbstverständlich auch die erforderliche Informationsbörse. Von großer Bedeutung ist dann letztlich auch die örtliche Infrastruktur. Während dieses Informationsaufenthaltes im Gastland kann der Mitarbeiter zusammen mit der ihn begleitenden Familie erkennen, ob seine Vorstellungen mit den Planungen des Unternehmens in Übereinstimmung zu bringen sind. Diese Orientierungsphase ist finanziell vernünftig. Wenn die Familie - bedingt durch den Vorbesuch - schon zu Beginn des Auslandsaufenthaltes eine Wohnung beziehen kann, spart die Firma Hotelkosten und Arbeitsausfälle während der ersten Wochen im Land. Dies allein kann den Informationsaufenthalt schon bezahlt machen. Es hat sich gezeigt, dass es sinnvoll ist, dem Mitarbeiter eine Checkliste mitzugeben, die ihm während des Informationsaufenthaltes als Gedankenstütze dient.
3.2 Die familiäre Vorbereitung
Finanzieller Anreiz zur Mitnahme der Familie
Neue Erkenntnisse der Personalwirtschaft zeigen, dass die Begleitung des Expatriates durch seine Familie sehr förderlich ist. Gerade in der Anfangsphase im Gastland ist die Unterstützung durch die Familienmitglieder sehr hilfreich. Es gibt einige Unternehmen, die die Familienmitnahme durch einen finanziellen Anreiz begünstigen. Die Begleitung durch schulpflichtige Kinder verursacht in der Regel für deutsche Verhältnisse bisweilen ungewöhnlich hohe Schul- und Internatskosten.
Es stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage, wer diese Kosten in welcher Höhe zu tragen hat. Besonders problematisch wird es dann, wenn das Einsatzland keine deutschsprachige Schulausbildung ermöglichen kann. Dann ist eine für alle Familienmitglieder belastende Trennung vorprogrammiert. Sowohl das Unternehmen als auch der Mitarbeiter sollten auf die Situation vorbereitet sein. In diesem Fall könnte ein Ausgleich durch die Übernahme von Reisekosten zur Überwindung der Trennung eine angemessene Lösung sein. Um dem Mitarbeiter eine tatkräftige Unterstützung durch seinen Lebenspartner zu gewährleisten, könnte ein Budget für Kultur- und Bildungsreisen im Landesinneren eingeräumt werden. Auf diese Art und Weise können die landesspezifischen Besonderheiten zu einem lebendigen Bestandteil des Auslandsaufenthaltes werden.
3.3 Vorbereitungschecklisten
1. Informationsreise
a) Berufliche Informationen
- Organisation der Tochtergesellschaft,
- Künftige Mitarbeiter,
- Aufgaben,
- Aktuelle Probleme,
- Wünsche des Vorgesetzten,
- Arbeitsunterlagen.
b) Privat
- Wohnung, Wohnanlage, Ausstattung,
- Familie, Beschäftigung des Lebenspartners,
- Kultur, Clubs, Sportmöglichkeiten, Schule, Schuljahresanfang und -ende, Lehrpläne,
Art des Schulabschlusses,
- Umzug,
- Kontoeröffnung,
- Hotels,
- behördliche Voraussetzungen, z. B. Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis,
- Hilfestellung vor Ort: Homing Manager.
2. Ausreisecheckliste
a) Visum, Arbeits- / Aufenthaltserlaubnis, Sozialversicherung, Reisepass,
internationaler Führerschein, Impfpass, Gesundheitszeugnisse, Flugticket.
b) Tropenuntersuchung, Impfplan, Besuch beim Zahnarzt bzw. Hausarzt,
Reise- bzw. Hausapotheke.
c) Mietvertrag kündigen, Haus / Wohnung verkaufen / vermieten,
Verkehrssicherungspflichten übertragen, Versorgungsunternehmen
informieren, Elektrogeräte sichern.
d) Umzug, Einlagerung, Importbeschränkungen, Zölle.
e) Auto ab- bzw. ummelden, Schadensfreiheitsrabatt bestätigen lassen,
eventuell Verkauf; Importbeschränkungen?
f) Versicherungen regeln, Steuerfragen klären, Daueraufträge prüfen,
Eröffnung eines EURO-Auslandskontos.
